The terms governing access to and use of the ServeFlow Platform, including workflow tools, accounts, Customer Data, payments, templates and third-party services.
Last updated: April 30, 2026
These Terms of Use (the "Terms") are a legal agreement between ServeFlow Process Serving Software ("ServeFlow", "we", "us", or "our") and the Customer or person accessing or using the Platform ("you" or "Customer"). By creating an account, accessing the Platform, clicking acceptance, signing an order form, using any service, or authorizing an individual to use the Platform, you agree to these Terms.
If you access or use the Platform on behalf of a company, law firm, agency, partnership, government body, or other organization, you represent and warrant that you have authority to bind that organization to these Terms. In that case, "you" refers to that organization.
If you do not agree to these Terms, you must not access or use the Platform.
ServeFlow provides process-serving software and related workflow tools. The Platform may include tools for job intake, case or matter records, document uploads, assignment and dispatch, attempt logs, optional mobile and GPS/location records, notes, photos, proof-of-service records, affidavit and proof templates, client communications, invoicing, reporting, dashboards, APIs, integrations, and administrative functions.
ServeFlow is a software platform. Unless a separate written agreement says otherwise, ServeFlow does not itself serve legal documents, act as a process server, court, tribunal, sheriff, bailiff, lawyer, law firm, paralegal, notary, commissioner, government agency, or referral service. Customers are responsible for the people, contractors, agents, and service providers they use to perform service or legal support work.
Initial rollout and support may prioritize Ontario functionality. ServeFlow may offer or develop templates and features for other Canadian provinces and territories, but availability of a feature or template does not guarantee compliance with every court, tribunal, registry, agency, or proceeding type.
The Platform is intended for business, professional, legal support, process-serving, public-sector, and administrative use. You must be at least the age of majority in your jurisdiction and have legal capacity to enter into these Terms. You must not use the Platform if you are prohibited from doing so by law, court order, professional rule, employer policy, or contract.
You must provide accurate, current, and complete account information and keep it updated. You are responsible for all activity under your account, including activity by administrators, employees, contractors, process servers, agents, and integrations. You must keep usernames, passwords, API keys, and authentication credentials confidential.
Account administrators may control settings, invite or remove users, assign permissions, access Customer Data, connect integrations, approve billing, and export or delete data. You are responsible for choosing administrators carefully and promptly removing access when a person no longer requires it.
You are responsible for:
The Platform may help you organize process-serving workflows, but it does not determine whether service is legally valid, whether a method of service is permitted, whether a document is correctly issued or filed, whether a deadline has been met, whether a person has capacity to accept service, or whether a proof or affidavit will be accepted.
Rules for service, proof of service, affidavits, commissioning, filing, substituted service, electronic service, service outside a province, and service on governments, corporations, minors, estates, incarcerated persons, Indigenous governments or organizations, foreign parties, and other special categories vary by jurisdiction and proceeding type. You must verify the rules that apply to each matter.
ServeFlow does not provide legal advice, legal opinions, court filing advice, professional advice, or attorney-client, solicitor-client, paralegal-client, notary-client, fiduciary, or agency representation. Any information, template, automation, workflow, or support response is general operational software assistance only. You should consult qualified legal counsel where legal judgment is required.
ServeFlow may provide affidavit, proof-of-service, attempt, report, invoice, field sheet, and related templates for Canadian use. ServeFlow may initially prioritize Ontario templates and may add, modify, or remove templates for other provinces and territories over time.
Templates are convenience tools only. You are solely responsible for selecting the correct template, confirming the applicable court or tribunal requirements, reviewing all generated text, ensuring the facts are true and complete, obtaining any required signature, oath, affirmation, notarization, commissioning, witnessing, or filing, and preserving originals where required.
ServeFlow does not warrant that any template, affidavit, proof, report, or generated output is current, complete, legally sufficient, accepted by any court or tribunal, or appropriate for a particular matter. Rejection of a document, proof, or affidavit is your responsibility unless caused by ServeFlow’s intentional misconduct that cannot legally be excluded.
Mobile and GPS/location features are optional. If an Authorized User chooses to use those features on the Authorized User’s own device, the Platform may record coordinates, timestamps, device information, status updates, photographs, and notes connected with a service attempt or job. These records are tools to support operational accountability and proof preparation; they do not independently prove valid service and do not replace the user’s obligation to provide truthful, accurate, and legally sufficient evidence.
You must not use mobile or GPS/location features to stalk, harass, secretly monitor, track a Service Target, track a member of the public, violate workplace laws, or collect location information without lawful authority. You are responsible for notices, consents, employment policies, and device permissions for your personnel.
As between you and ServeFlow, you retain ownership of Customer Data. You grant ServeFlow a limited licence to host, process, transmit, display, copy, back up, secure, analyze, and otherwise use Customer Data as necessary to provide, maintain, secure, improve, and support the Platform; comply with law; enforce these Terms; prevent fraud or abuse; and perform our obligations.
You are responsible for ensuring that Customer Data can lawfully be provided to ServeFlow and processed through the Platform. You must not upload information that is unnecessary, excessive, unlawful, privileged without authority, subject to a sealing order or confidentiality restriction you cannot satisfy, or prohibited by court rule, client instruction, law, or contract.
ServeFlow stores production Customer Data in Canada. You may use available export features while your account is active. Following cancellation, export access is ordinarily available for 30 days unless access is suspended for security, non-payment, legal, or abuse reasons. After the export period, we may disable access to Customer Data and retain or delete data in accordance with the Privacy Policy, these Terms, a written agreement, and applicable law.
Because process-serving records may have evidentiary, billing, tax, audit, fraud-prevention, and dispute-resolution value, service job records, attempt logs, proofs, affidavits, photographs saved to a job, and optional GPS/location data saved to a job are ordinarily retained for 7 years after the job is closed or the account is cancelled, whichever is later, unless a written agreement or law requires a different period.
Data that you export, print, file, serve, disclose, transmit to another person, or share with an integration, process server, contractor, court, tribunal, government body, or third party may not be controlled by ServeFlow and may not be deletable by ServeFlow. Deletion from active systems may not immediately remove data from backups, logs, legal holds, records required by law, or third-party systems.
Fees, plan limits, subscription terms, implementation fees, usage charges, overage charges, and payment terms are stated on the applicable order form, checkout page, invoice, pricing page, or written agreement. Unless stated otherwise, fees are in Canadian dollars, are payable in advance, and are non-refundable except as required by law or expressly agreed in writing.
If you provide a payment method, you authorize ServeFlow and its payment processor to charge that payment method for fees, taxes, renewals, overages, and other amounts owing. Subscriptions renew automatically until cancelled according to the applicable cancellation procedure. Non-use of the Platform does not cancel your subscription or remove payment obligations.
You are responsible for applicable taxes, including GST/HST, PST, QST, sales taxes, withholding taxes, levies, duties, and similar amounts, except taxes based on ServeFlow’s net income. If a payment fails, is reversed, is disputed, or is subject to chargeback, you remain responsible for the amount owing and any reasonable collection costs, chargeback fees, or recovery expenses permitted by law.
ServeFlow may offer trials, promotional plans, beta features, early-access features, or discounted pricing at its discretion. Trial or beta access may be limited, changed, or ended at any time. Unless a written agreement says otherwise, downgrades, cancellations, or plan changes take effect at the next billing cycle and do not create refunds for prior periods or unused time.
We may change features, plan limits, pricing, or fees by providing reasonable notice through the Platform, website, email, invoice, order form, or another reasonable method. Continued use after the effective date means you accept the change. If you do not agree, your remedy is to stop using the Platform and cancel before the change takes effect, subject to any signed agreement.
You must not, and must not allow anyone to:
ServeFlow and its licensors own all rights, title, and interest in and to the Platform, software, code, technology, designs, templates created by ServeFlow, workflows, documentation, trademarks, service marks, trade names, logos, know-how, and related intellectual property. Except for the limited rights expressly granted in these Terms, no rights are transferred to you.
Subject to these Terms and payment of applicable fees, ServeFlow grants you a limited, revocable, non-exclusive, non-transferable, non-sublicensable licence to access and use the Platform for your internal business, professional, process-serving, legal support, or public-sector workflow purposes.
If you provide suggestions, comments, ideas, feature requests, or feedback, you grant ServeFlow a perpetual, irrevocable, worldwide, royalty-free licence to use, modify, commercialize, and incorporate that feedback without compensation or obligation to you. Feedback must not include confidential information unless you clearly identify it as confidential.
The Platform may connect to or rely on third-party services such as hosting, payment processing, SMS, email, mapping, storage, accounting, e-signature, analytics, support, calendar, webhook, API, or automation services. Your use of third-party services may be governed by separate terms and privacy policies. ServeFlow is not responsible for third-party services, outages, errors, data handling, pricing, or changes, except to the extent required by law or a signed agreement.
You agree that ServeFlow may send you transactional, account, billing, support, legal, security, and service communications electronically. Where permitted by law, we may also send marketing communications. You may unsubscribe from marketing communications, but you may continue to receive non-marketing communications required for account administration, security, billing, legal compliance, or service operation.
If you are a Canadian federal, provincial, territorial, municipal, Indigenous, or other public-sector entity, you are responsible for ensuring that your use of the Platform complies with applicable procurement rules, privacy statutes, access-to-information laws, records retention requirements, official language requirements, security policies, and data-residency obligations. Any required public-sector addendum, security schedule, privacy impact assessment, or data processing agreement must be agreed in writing before regulated or restricted data is used in the Platform.
Provisions that are prohibited by your enabling legislation, procurement rules, or applicable public-sector law will apply only to the extent permitted. Nothing in these Terms requires a public-sector customer to indemnify ServeFlow, submit to a venue, waive a statutory right, or accept a governing law clause where prohibited by applicable law.
If you are a Quebec customer and these Terms are a contract of adhesion or otherwise subject to Quebec French-language requirements, ServeFlow will make a French version of these Terms and related required documents available before acceptance. After receiving and examining the French version, you may expressly choose to be bound by the English version where permitted by law. If applicable law requires the French version to prevail for a Quebec customer, it will prevail only to the extent of the required conflict.
Support may be available through support@serveflow.ca, documentation, in-app tools, training, or other channels that ServeFlow makes available. Support hours, response times, and channels may vary by plan. Unless a separate service level agreement is signed, we do not guarantee uninterrupted availability, response times, resolution times, or error-free operation.
The Platform may be unavailable due to maintenance, updates, outages, cyberattacks, third-party failures, force majeure events, internet disruptions, or other causes. We may perform scheduled or emergency maintenance and may modify the Platform to improve security, performance, compliance, or functionality.
We may suspend or terminate access to the Platform, with or without notice where reasonable in the circumstances, if:
You may terminate these Terms by cancelling all subscriptions and ceasing use of the Platform. Termination does not affect accrued rights, payment obligations, confidentiality obligations, limitations of liability, indemnities, ownership rights, data retention provisions, dispute terms, or any provision that by its nature should survive.
TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, THE PLATFORM, SERVICES, DOCUMENTATION, TEMPLATES, FORMS, REPORTS, AUTOMATION, INTEGRATIONS, SUPPORT, AND ALL RELATED MATERIALS ARE PROVIDED "AS IS" AND "AS AVAILABLE" WITHOUT WARRANTIES OF ANY KIND, WHETHER EXPRESS, IMPLIED, STATUTORY, OR OTHERWISE.
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TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, SERVEFLOW’S TOTAL LIABILITY ARISING OUT OF OR RELATING TO THE PLATFORM, SERVICES, THESE TERMS, OR ANY ORDER FORM WILL NOT EXCEED THE GREATER OF: (A) THE FEES PAID BY YOU TO SERVEFLOW FOR THE AFFECTED SERVICE DURING THE SIX MONTHS BEFORE THE EVENT GIVING RISE TO THE CLAIM; OR (B) CAD $100.
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To the maximum extent permitted by law, you will defend, indemnify, and hold harmless ServeFlow and its affiliates, directors, officers, employees, contractors, licensors, service providers, and agents from and against any claims, demands, actions, proceedings, damages, losses, liabilities, fines, penalties, settlements, costs, and expenses, including reasonable legal fees, arising out of or relating to:
We may control the defence of any indemnified claim, and you must cooperate reasonably. You may not settle any claim in a way that imposes liability or obligations on ServeFlow without our prior written consent.
The Platform is intended for business and professional use. If any non-waivable consumer protection, civil law, or statutory right applies to you, these Terms do not limit that right except to the extent permitted by law. In the event of a conflict between these Terms and a non-waivable legal right, the non-waivable legal right prevails only to the extent of the conflict.
These Terms and any dispute arising out of or relating to the Platform are governed by the laws of the Province of Ontario and the federal laws of Canada applicable in Ontario, without regard to conflict-of-law rules.
Subject to any non-waivable law that requires another forum, the parties submit to the exclusive jurisdiction of the courts located in Ontario for disputes arising out of or relating to these Terms or the Platform. Either party may seek urgent injunctive or equitable relief in any court of competent jurisdiction to protect confidential information, intellectual property, security, privacy, or data.
We may provide notices by email, in-app message, posting on the Platform, account dashboard, or other reasonable method. Notices to you may be sent to the email address associated with your account or account administrator. You must keep account contact information current.
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ServeFlow is not liable for delay or failure to perform caused by events beyond our reasonable control, including internet or telecommunications failures, cloud provider outages, cyberattacks, labour disputes, natural disasters, emergencies, epidemics, war, terrorism, civil unrest, government actions, power failures, or failures of third-party services.
We may update these Terms from time to time. If we make material changes, we will provide notice by posting the updated Terms, updating the date above, emailing account administrators, or using another reasonable method. Changes become effective when posted or on the effective date stated in the notice. Continued use of the Platform after the effective date means you accept the updated Terms. If you do not agree, you must stop using the Platform and cancel your subscription.
These Terms, the Privacy Policy, any applicable order form, and any written addendum signed by the parties form the entire agreement between you and ServeFlow regarding the Platform and supersede prior or contemporaneous understandings on that subject. If there is a conflict, the signed order form or addendum controls for that conflict, then these Terms, then the Privacy Policy.
If any provision is found invalid or unenforceable, the remaining provisions remain in effect, and the invalid provision will be interpreted or replaced to achieve its purpose as closely as legally possible. Failure to enforce a provision is not a waiver. Headings are for convenience only. The word "including" means "including without limitation". No agency, partnership, joint venture, employment, fiduciary, or legal representative relationship is created by these Terms.
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Telephone: 226-503-9599
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Dernière mise à jour : April 30, 2026
Les présentes Conditions d’utilisation (les "Conditions") constituent une entente juridique entre ServeFlow Process Serving Software ("ServeFlow", "nous", "notre" ou "nos") et le Client ou la personne qui accède à la Plateforme ou l’utilise ("vous" ou "Client"). En créant un compte, en accédant à la Plateforme, en cliquant pour accepter, en signant un bon de commande, en utilisant un service ou en autorisant une personne à utiliser la Plateforme, vous acceptez les présentes Conditions.
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ServeFlow fournit un logiciel de signification d’actes et des outils de flux de travail connexes, notamment pour l’entrée de travaux, les dossiers, téléversements de documents, assignations, tentatives, notes, fonctions mobiles et GPS facultatives, photographies, preuves de signification, modèles d’affidavit ou de déclaration sous serment, communications, facturation, rapports, tableaux de bord, API, intégrations et fonctions administratives.
ServeFlow est une Plateforme logicielle. Sauf entente écrite distincte, ServeFlow ne signifie pas elle-même les documents, n’agit pas comme serveur de documents, cour, tribunal, shérif, huissier, avocat, cabinet d’avocats, parajuriste, notaire, commissaire, organisme gouvernemental ou service de référence. Les Clients sont responsables des personnes, entrepreneurs, agents et fournisseurs qu’ils utilisent pour effectuer la signification ou les services connexes.
Le déploiement initial peut prioriser l’Ontario. ServeFlow peut offrir ou développer des modèles et fonctions pour d’autres provinces et territoires canadiens, mais la disponibilité d’une fonction ou d’un modèle ne garantit pas la conformité avec chaque cour, tribunal, registre, organisme ou type de procédure.
Vous devez fournir des renseignements de compte exacts, actuels et complets, et les maintenir à jour. Vous êtes responsable de toute activité effectuée sous votre compte, y compris les activités de vos administrateurs, employés, entrepreneurs, serveurs de documents, agents et intégrations. Vous devez protéger les mots de passe, clés API et identifiants.
Vous êtes responsable de toutes les données du Client, instructions, documents, adresses, notes, tentatives, affidavits, preuves, photographies, factures et communications soumis ou générés au moyen de la Plateforme. Vous êtes également responsable de leur exactitude, légalité, exhaustivité et rapidité, ainsi que de toute autorisation, consentement, avis, instruction du client, permission judiciaire, licence, assurance ou approbation requise.
La Plateforme peut vous aider à organiser des flux de travail liés à la signification, mais elle ne détermine pas si la signification est valide, si une méthode de signification est permise, si un document est correctement délivré ou déposé, si un délai a été respecté, si une personne peut accepter la signification, ou si une preuve ou un affidavit sera accepté.
Les règles relatives à la signification, à la preuve de signification, aux affidavits, aux déclarations sous serment, aux signatures, à la mise sous serment, au dépôt, à la signification substitutive, électronique, hors province, ou à la signification à des gouvernements, corporations, mineurs, successions, personnes détenues, gouvernements ou organisations autochtones, parties étrangères et autres catégories particulières varient selon le territoire et le type de procédure. Vous devez vérifier les règles applicables à chaque dossier.
ServeFlow ne fournit pas de conseils juridiques, opinions juridiques, conseils de dépôt, conseils professionnels, ni relation avocat-client, parajuriste-client, notaire-client, fiduciaire, mandataire ou représentant juridique. Toute information, modèle, automatisation, flux de travail ou réponse de soutien constitue uniquement une aide opérationnelle générale liée au logiciel.
ServeFlow peut fournir des modèles d’affidavit, de déclaration sous serment, de preuve de signification, de tentative, de rapport, de facture ou de feuille de terrain. Ces modèles sont des outils de commodité seulement. Vous êtes seul responsable de choisir le bon modèle, de confirmer les exigences applicables, de réviser tout texte généré, d’assurer la véracité et l’exhaustivité des faits, et d’obtenir toute signature, déclaration sous serment, notarisation, mise sous serment, témoignage ou dépôt requis.
ServeFlow ne garantit pas qu’un modèle, affidavit, rapport, preuve ou sortie générée est à jour, complet, juridiquement suffisant, accepté par une cour ou un tribunal, ou approprié pour un dossier particulier. Le rejet d’un document, d’une preuve ou d’un affidavit relève de votre responsabilité, sauf en cas d’inconduite intentionnelle de ServeFlow qui ne peut légalement être exclue.
Les fonctions mobiles et GPS/localisation sont facultatives. Si un utilisateur autorisé les utilise sur son propre appareil, la Plateforme peut enregistrer des coordonnées, horodatages, renseignements d’appareil, statuts, photographies et notes liés à un travail. Ces renseignements peuvent aider à la reddition de comptes et à la préparation de preuves, mais ne prouvent pas à eux seuls la validité de la signification.
Entre vous et ServeFlow, vous conservez la propriété des données du Client. Vous accordez à ServeFlow une licence limitée pour héberger, traiter, transmettre, afficher, copier, sauvegarder, sécuriser, analyser et autrement utiliser les données du Client dans la mesure nécessaire pour fournir, maintenir, sécuriser, améliorer et soutenir la Plateforme, respecter la loi, faire respecter les présentes Conditions et prévenir la fraude ou les abus.
ServeFlow stocke les données de production du Client au Canada. Vous pouvez utiliser les fonctions d’exportation disponibles pendant que votre compte est actif. Après annulation, l’accès d’exportation est normalement disponible pendant 30 jours, sauf suspension pour sécurité, non-paiement, raisons légales ou abus. Les dossiers de travaux, journaux de tentatives, preuves, affidavits, photos sauvegardées au dossier et données GPS/localisation facultatives sauvegardées au dossier sont normalement conservés pendant 7 ans après la fermeture du travail ou l’annulation du compte, selon la date la plus tardive, sauf entente écrite ou obligation légale différente.
Les données exportées, imprimées, déposées, signifiées, communiquées, transmises ou partagées avec une intégration, un serveur de documents, un entrepreneur, une cour, un tribunal, un organisme gouvernemental ou un tiers peuvent ne pas être contrôlées par ServeFlow et peuvent ne pas pouvoir être supprimées par ServeFlow.
Les frais, limites de forfait, modalités d’abonnement, frais de mise en œuvre, frais d’utilisation, frais de dépassement et modalités de paiement sont indiqués dans le bon de commande, la page de paiement, la facture, la page de prix ou l’entente écrite applicable. Sauf indication contraire, les frais sont en dollars canadiens, payables à l’avance et non remboursables sauf si la loi l’exige ou si une entente écrite le prévoit.
Si vous fournissez un mode de paiement, vous autorisez ServeFlow et son fournisseur de paiement à le débiter pour les frais, taxes, renouvellements, dépassements et montants dus. Les abonnements se renouvellent automatiquement jusqu’à leur annulation selon la procédure applicable. La non-utilisation de la Plateforme n’annule pas l’abonnement et n’élimine pas les obligations de paiement.
Vous ne devez pas utiliser la Plateforme pour des activités illégales, frauduleuses, trompeuses, harcelantes, abusives, discriminatoires, diffamatoires ou dangereuses; créer de fausses tentatives, preuves, affidavits, photos, données GPS, factures ou rapports; téléverser des maliciels ou outils de surveillance illégaux; interférer avec la Plateforme; revendre, concéder, louer ou rendre la Plateforme disponible à des tiers sauf autorisation écrite; violer des droits à la vie privée; suivre des personnes sans autorité; retirer des avis de propriété; ou développer un produit concurrent lorsque cette restriction est permise par la loi.
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Les dispositions interdites par votre loi habilitante, vos règles d’approvisionnement ou le droit public applicable s’appliqueront seulement dans la mesure permise. Rien dans les présentes Conditions n’oblige un client public à indemniser ServeFlow, accepter un tribunal, renoncer à un droit statutaire ou accepter une loi applicable lorsque la loi l’interdit.
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